GVS sistemoje personalo valdymas apima visapusišką darbuotojų ir organizacijos struktūros administravimą. Naudotojai gali kurti ir valdyti įmonės skyrius bei padalinius, sudaryti vizualią organizacinę struktūrą, kurioje kiekvienas darbuotojas yra priskiriamas konkrečiai pareigybei. Sistema leidžia registruoti pareigybes su aiškiai apibrėžtomis atsakomybėmis, aprašymais, pareigybių lygiais bei nustatyti kiekvienos pareigybės atlyginimo rėžius. Be to, GVS suteikia galimybę formuoti darbo sutartis pagal iš anksto paruoštus šablonus – su automatiškai įtraukiamais duomenimis apie darbuotoją, jo pareigas, atlyginimą, darbo laiką bei kitus svarbius parametrus.

Visi darbuotojai yra matomi centralizuotame registre, kuriame galima greitai filtruoti, peržiūrėti ir atnaujinti informaciją, o priskyrimo, pareigybės keitimo ar struktūros koregavimo procesai vyksta greitai ir aiškiai. Organizacijos struktūra nuolat atnaujinama ir gali būti eksportuojama ar vizualizuojama. Visa tai leidžia įmonei turėti aiškų vaizdą apie savo personalą, pareigybių paskirstymą bei atlygio sistemą, tuo pačiu užtikrinant tvarkingą dokumentų valdymą ir procesų atsekamumą.

Darbuotojų vertinimo funkcionalumas GVS sistemoje skirtas nuosekliam ir objektyviam darbuotojų bei vadovų veiklos įvertinimui, remiantis LEAN principais, grįžtamuoju ryšiu ir motyvacijos skatinimu. Vertinimo procesas vyksta per iš anksto suformuotus klausimynus, kuriuose galima įvertinti darbuotojo gebėjimus, atsakomybę, iniciatyvumą, bendradarbiavimą bei kitus individualiai įmonėje nustatytus kriterijus.

Vadovai gali skirti taškus ar balus pagal atsakymus, užfiksuoti komentarus ir pasiūlymus dėl tobulėjimo, o darbuotojai – peržiūrėti savo įvertinimus ir, jei reikia, pateikti atsakomuosius komentarus. Vertinimas gali būti vykdomas periodiškai (ketvirtinis, metinis), pagal projektą ar situacinį poreikį (pvz., po mokymų ar pokyčių organizacijoje). Sistema leidžia palyginti ankstesnius vertinimus, stebėti pažangą ir numatyti tobulėjimo kryptis.

Papildomai, modulis leidžia kaupti statistiką apie komandų rezultatus, išryškinti stipriausias sritis bei atpažinti darbuotojus, kuriems reikalingas papildomas dėmesys ar ugdymas. Įvertinimas gali būti susietas su motyvacinėmis priemonėmis – pavyzdžiui, papildomu atlygiu, mokymais ar karjeros augimo galimybėmis. Visa tai skatina darbuotojus siekti geresnių rezultatų, o vadovams padeda priimti pagrįstus sprendimus.

GVS vertinimo modulis kuria sąžiningą, skaidrų ir tobulėjimui orientuotą darbo kultūrą, grįstą realiais duomenimis ir aktyviu vadovų įsitraukimu.

GVS sistema leidžia lengvai ir tiksliai valdyti darbo grafikus visoje organizacijoje – nuo jų sudarymo iki automatizuoto tvirtinimo. Naudotojai gali kurti skirtingų tipų darbo grafikų šablonus (pvz., 8 val., 12 val., pamainomis), pasirinkti darbuotojus pagal padalinius, ir priskirti juos konkrečioms pamainoms naudojant paprastą „drag & drop“ principą. Sistema automatiškai rodo tik tos struktūros darbuotojus, kuriuos gali valdyti konkretus vadovas ar personalo specialistas.

Sukūrus darbo grafiką, jis pateikiamas tvirtinimui, o po patvirtinimo automatiškai užrakinamas, neleidžiant jame atlikti pakeitimų be atskiro leidimo. Esant poreikiui, grafikas gali būti koreguojamas – kiekvienas keitimas fiksuojamas kuriant naują versiją (pvz., V1, V2, V3), užtikrinant visų korekcijų atsekamumą. Patvirtinus grafiką, darbuotojai automatiškai gauna el. paštu informaciją apie jiems priskirtas pamainas.

Darbo laiko kontrolė yra integruota su atvykimo registravimo sistema: darbuotojai gali pažymėti savo atvykimą į darbą per terminalą, mobilųjį telefoną, veido atpažinimo arba piršto atspaudų skaitytuvą. Šie duomenys automatiškai susiejami su darbo grafiku, leidžiant sistemai skaičiuoti realų darbo laiką, fiksuoti vėlavimus, viršvalandžius ar neatvykimus. Sistema taip pat turi galimybę eksportuoti duomenis į atlyginimų skaičiavimo sistemą (pvz., Vikarina), kurioje apdorojami visi darbo valandų duomenys, įskaitant korekcijas bei balansavimą.

Šis modulis padeda sumažinti žmogiškųjų klaidų riziką, padidina darbo laiko skaidrumą ir leidžia vadovams bei personalo skyriui tiksliai matyti pamainų planavimą bei jų įgyvendinimą realiuoju laiku.

Atostogų valdymas GVS sistemoje yra glaudžiai susijęs su darbo grafikų funkcionalumu – visos planuojamos atostogos ar komandiruotės yra tiesiogiai atvaizduojamos darbuotojo grafike. Tai leidžia personalo skyriui, vadovams ir pačiam darbuotojui vienoje vietoje matyti ne tik suplanuotas darbo dienas, bet ir visus neatvykimo atvejus, užtikrinant tvarkingą planavimą ir pamainų subalansavimą.

Darbuotojai gali savarankiškai teikti atostogų, komandiruočių ar kitų neatvykimų prašymus per sistemą, pasirinkdami laikotarpį, priežastį ir, esant poreikiui, nurodydami pavadavimo asmenį. Visi pateikti prašymai automatiškai nukreipiami tvirtinimui vadovui arba personalo specialistui, kuris gauna pranešimą ir gali patvirtinti ar atmesti prašymą su komentaru. Patvirtintos atostogos iš karto pažymimos grafike ir užfiksuojamos darbuotojo suvestinėje, užtikrinant vieningą duomenų šaltinį.

Sistemoje galima valdyti skirtingų tipų atostogas (kasmetines, nemokamas, vaiko priežiūros ir kt.) bei komandiruotes – jų sudarymui naudojami specialūs šablonai, kuriuose gali būti nurodyti maršrutai, trukmė, atsakingi asmenys ir kiti priedai. Visa informacija yra archyvuojama ir pasiekiama tiek darbuotojui, tiek vadovui, leidžiant efektyviai planuoti personalo išteklius, išvengti dubliavimosi ar žmogiškų klaidų.

Šis funkcionalumas padeda skaidriai administruoti neatvykimus, taupyti laiką, užtikrinti tvirtinimo kontrolę ir automatizuoti grafikų korekcijas pagal faktinį darbuotojo buvimą.

Vidinių dokumentų valdymo funkcionalumas GVS sistemoje leidžia sklandžiai ir centralizuotai organizuoti dokumentų svarstymo, tvirtinimo ir informavimo procesus visoje įmonėje. Vadovai, padalinių atsakingi asmenys ar personalo skyrius gali lengvai įkelti naują dokumentą – tvarką, taisyklę, pranešimą ar kitą su vidaus administravimu susijusį dokumentą – ir paskirti, kas jį turi peržiūrėti bei patvirtinti.

Dokumento tvirtinimo metu naudotojai gali pridėti komentarus, pasiūlymus ar pastabas, kurios tampa matomos kitiems proceso dalyviams. Tai leidžia užtikrinti bendrą sutarimą, skaidrumą ir dokumento kokybę prieš jį išplatinant visai organizacijai. Patvirtinus dokumentą, jis automatiškai siunčiamas darbuotojams, o jų susipažinimas yra fiksuojamas sistemoje – kiekvienas darbuotojas mato jam paskirtus dokumentus, o vadovas gali peržiūrėti, kas jau susipažino, o kas dar ne.

Sistema taip pat leidžia nustatyti dokumento galiojimo laiką, versijų kontrolę ir archyvavimą, todėl užtikrinamas tvarkingas ir atsekamas dokumentų ciklas nuo sukūrimo iki susipažinimo. Visa tai ženkliai sumažina vidinės komunikacijos klaidų riziką, supaprastina dokumentų administravimą ir užtikrina, kad svarbi informacija pasiektų visus darbuotojus laiku ir atsakingai.

GVS sistemos sutarčių registras leidžia paprastai ir patogiai kaupti visų įmonės sutarčių informaciją – tiek elektroninių, tiek fizinių dokumentų pavidalu. Vartotojai gali registruoti naujas sutartis, nurodyti jų tipą, galiojimo laikotarpį, atsakingą asmenį, susijusius partnerius bei pridėti visus aktualius dokumentus vienoje vietoje. Tokiu būdu visa sutarčių informacija tampa lengvai pasiekiama ir centralizuotai valdoma, užtikrinant tvarką bei atsekamumą.

Sistema taip pat suteikia galimybę pasirašyti sutartis elektroniniu būdu – integruotas kvalifikuoto elektroninio parašo funkcionalumas leidžia sutartį pasirašyti nuotoliniu būdu, užtikrinant teisinį dokumento galiojimą ir eliminuojant poreikį fiziniam susitikimui. Pasirašytos sutartys automatiškai įtraukiamos į registrą, o jų būsena – „laukiama“, „pasirašyta“, „pasibaigusi“ – yra matoma realiu laiku.

Naudodamiesi šiuo funkcionalumu, įmonės gali greitai surasti reikalingas sutartis, peržiūrėti jų istoriją, nustatyti priminimus dėl termino pabaigos ar atnaujinimo ir užtikrinti, kad visi svarbūs susitarimai būtų valdomi efektyviai, saugiai ir be papildomo administracinio krūvio.

Pirkimų valdymo funkcionalumas GVS sistemoje – tai išmanus ir skaidrus sprendimas, leidžiantis automatizuoti visą įmonės pirkimų procesą nuo pirmojo prašymo iki galutinio įsigijimo ir integracijos su buhalterine sistema. Šis modulis ne tik užtikrina kontrolę ir efektyvumą, bet ir eliminuoja žmogiškąsias klaidas bei perteklinę komunikaciją tarp skyrių.

Pirkimų ciklas prasideda nuo to, kad darbuotojas užpildo pirkimo prašymą – nurodo reikiamą prekę ar paslaugą, kiekį, pageidaujamą tiekėją ar terminą. Šis prašymas automatiškai nukreipiamas vadovui, kuris jį peržiūri ir patvirtina. Patvirtinus, tiekimo vadovas gauna užduotį inicijuoti tiekėjų paiešką.

Sistema generuoja unikalią el. nuorodą, kurią tiekimo vadovas išsiunčia potencialiems tiekėjams. Per šią nuorodą tiekėjai gali pateikti savo rekvizitus, siūlomą prekių ar paslaugų kainą, terminus bei kitą informaciją. Visi pasiūlymai yra kaupiami vienoje vietoje, todėl tiekimo vadovas gali greitai palyginti kainas, terminus ir pasirinkti optimalų variantą.

Patvirtinus pigiausią arba tinkamiausią pasiūlymą, pirkimas laikomas užbaigtu. Esant poreikiui, sistema automatiškai per API integraciją perduoda visus duomenis į įmonės vidinę apskaitos programą ar ERP sistemą – taip procesas tampa visiškai automatizuotas nuo prašymo iki įrašymo apskaitoje. Visa tai leidžia ne tik taupyti laiką, bet ir užtikrinti skaidrumą, atsekamumą bei sumažinti neteisėtų ar nereikalingų pirkimų riziką.

GVS sistema turi integruotą LEAN metodiką, kuri padeda įmonėms kurti efektyvią, duomenimis grįstą ir nuolat tobulėjančią darbo kultūrą. Naudodamiesi šiuo funkcionalumu, galite vesti ASAICHI susirinkimus tiesiai per sistemą, stebėti skyrių ir darbuotojų rezultatus realiuoju laiku bei analizuoti pokyčius pagal įvairius rodiklius.

LEAN modulis leidžia kurti ir sekti KPI, įrašyti pastabas, formuoti užduotis bei vertinti pokyčių efektyvumą. Visa informacija lengvai vizualizuojama, o duomenys gali būti susieti su Power BI ataskaitomis – taip užtikrinamas giluminis analizės lygmuo bei galimybė pjaustyti duomenis įvairiais pjūviais: pagal skyrių, komandą, laikotarpį ar atsakingą asmenį.

Papildomai, modulis palaiko pagrindinius LEAN įrankius – PDCA ciklą (Plan – Do – Check – Act), kuris leidžia planuoti, įgyvendinti, vertinti ir tobulinti procesus, 5S vertinimą (tvarka, švara, standartizavimas ir t.t.), Poka-Yoka metodiką (klaidų prevencija) bei kitus LEAN principus, pritaikomus tiek gamybos, tiek paslaugų sektoriuje.

Ši sistema padeda ne tik stebėti rezultatus, bet ir įtraukti darbuotojus į nuolatinio tobulėjimo procesą, skatindama atsakomybę, iniciatyvumą ir sisteminį mąstymą visose organizacijos grandyse.